Payroll taxes: deducciones del salario

Cuando se negocia un sueldo anual es importante estar claros sobre las deducciones mensuales que tendrá el cheque de pago, porque no todo el dinero entra a las arcas personales. Ciertos porcentajes fijos van a parar a las manos del Servicio de Rentas Internas, el Seguro Social, Medicare y los fondos de desempleo. Los cargos son deducidos directamente por el empleador, a quien le toca aportar igualmente sobre cada trabajador en nómina. Y deberán ser pagados por el propio trabajador si labora de forma independiente.

La cancelación a tiempo de estas obligaciones monetarias con las distintas entidades gubernamentales evita enfrentarse a multas o pagos retroactivos y abona el terreno para recibir beneficios más adelante, si la persona queda desempleada súbitamente o para cuando decida retirarse del mundo del trabajo remunerado.

Saber de antemano al abrir un negocio a qué compromisos se enfrenta el empresario en torno a la nómina de pago y a la forma de someter esos impuestos ayuda bastante al planificar el presupuesto y el tamaño de la plantilla de trabajadores que podrá sostener.

American Visa Dream trae esta información para alisar el camino y promover la comprensión de qué impuestos por ley se deben deducir de un cheque de pago de salario, para que cada quien sepa cuánto le van a costar los empleados y el verdadero monto de sueldo que entrará al bolsillo y por qué.

"Su empleador debe retener impuestos del salario y pagar impuestos de desempleo sobre el salario que usted recibe", indica Barbara Terry, Especialista en Impuestos y Vocera del Internal Revenue Service (IRS o Servicio de Rentas Internas) a nuestra publicación. ¿Pero qué le corresponde al trabajador contratado y qué al patrono? Un experto en contabilidad empresarial, el contador público Carlos Román de la empresa contable Carlos Román & Associates, P.A. con sedes en Kendall y Hialeah, en Miami-Dade lo detalla a American Visa Dream: "Los que se deben deducir y que corresponden al empleado son: Federal Withholding [impuestos federales], Social Security y Medicare. El empleador debe aportar por lo siguiente: Social Security [el aporte de la compañía], el mismo porcentaje que da el empleado, y Medicare. También debe pagar el Federal Unemployment Tax [impuesto de desempleo federal]. En Florida debe pagar el State Unemployment Tax [impuesto de desempleo del estado]. El empleador retiene las deducciones correspondientes y las envía al gobierno". Las formas usadas son la 940, 941 y la UCT.

Las cantidades a sufragarse son siempre porcentajes del salario mismo. Román explica que la cantidad a deducirse por Federal Withholding, el conocido income tax o impuesto al ingreso "va a depender de algunos factores tales como si la persona es soltera, casada, o tiene algún dependiente (hijos, o algún familiar que califique)". Y cada año hay cambios sobre esto.

Al IRS se le paga un porcentaje (deducido directamente del sueldo por el empleador) de acuerdo a la categoría que haya puesto la persona en su planilla de contratación: "El sistema de impuestos americano está dividido en lo que se llama 'brackets' [bloques o rangos] que son distintos niveles porcentuales que van desde el 10% a un máximo del 35%", explica la contadora Annie Lapham, del estudio contable Cervetta-Lapham & Associates, en Miami. Indica que éstos se aplican a los distintos niveles de ingreso, según el estado civil, entre otras consideraciones. Los porcentajes reflejan una guía aproximada de cuánto deben pagar en impuestos sobre los ingresos obtenidos en un año quienes perciban dinero en Estados Unidos, pero la cantidad real a pagarse se establece luego de restarse las deducciones y créditos aplicables a cada caso y según cada situación individual y esto se resuelve cuando se hace la declaración de impuesto cada año. Sin embargo, la sustracción que se hace al cheque de pago va del 10% al 35%, según la categoría que haya señalado la persona al ser contratada.

María Díaz, Especialista de Asuntos Públicos de la Administración del Seguro Social desgrana lo que a su agencia compete: "La tasa de impuesto es de 7.65%. Esta tasa combina el Seguro Social y el Medicare. La porción de Seguro Social (OASDI) es 6.20% sobre ingresos hasta la cantidad máxima tributable, que en 2007 es $97.500. La porción de Medicare (HI) es 1.45% sobre todas las ganancias". Eso es lo deducido al empleado de su cheque.

El empleador debe equiparar ese porcentaje de Seguro Social y Medicare, aclara Carlos Román, y pagarlo por cada empleado. Es decir, si el salario bruto mensual es de $3.200, entonces $244.80 de eso debe aportar el empleado y el patrono debe abonar la misma cantidad, así el impuesto total por SS y Medicare que se paga por ese empleado es de $489.60, la mitad es deducida el sueldo del trabajador y la otra mitad de los fondos de la empresa.

La compañía debe cancelar asimismo los impuestos de desempleo federal y estatal que son obligaciones de la empresa. El Federal Unemployment Tax o FUTAX es de 0.8% sobre los primeros $7.000 de cada empleado "siempre y cuando todo esté en regla y se estén haciendo los pagos a tiempo, porque puede haber incrementos si no", advierte el contador público. "Para el State Unemployment Tax (SUTA) por los primero 7 mil dólares, el empleador aporta un 2.7%, cuando la empresa está empezando, pero aquí el porcentaje es variable dependiendo del análisis que haga el estado de Florida de la cuenta [de la nómina], afecta el movimiento de empleados [que salen y entran de la empresa] y si pagan a tiempo o atrasados".

Sobre si el trabajador tiene alguna diferencia en el porcentaje de deducciones si es un empleado a tiempo completo (40 horas semanales) o a tiempo parcial (20 horas o menos), Carlos Román detalla: "Por lo general, si no hay alguna excepción, se debería aplicar el mismo criterio para cualquier empleado sin importar el tiempo que trabaje". Por su parte, Barbara Terry del IRS responde de igual modo: "No. Todo depende de la cantidad del salario, no de las horas que el empleado trabajó".

Y es crucial aclarar aquí el concepto de empleado y trabajador independiente: "No existe el empleado independiente. Hay trabajadores que son empleados y trabajadores que son independientes", dice Román. "Al empleado se le deduce del salario bruto el Federal Withholding, Social Security y Medicare. Al [trabajador] independiente por lo general no se le deduce, por lo tanto recibe el cheque bruto por el servicio prestado. El IRS define al trabajador que es empleado y al que es independiente, definición que muchas veces no es la misma que conocemos en nuestro diario vivir. Principalmente, entre otras cosas, si el empleador tiene control sobre el trabajador, este trabajador puede ser considerado empleado y se le debería deducir lo que corresponde a un empleado. Es bien importante entender la definición del IRS sobre trabajadores independientes, ya que si se equivocan y estos trabajadores independientes son considerados empleados, a la compañía le puede significar un costo fuerte el no haberlos considerado empleados", advierte el contador.

La experta del IRS comparte con American Visa Dream los conceptos clarificadores:

1- "Usted es un empleado si los servicios que usted provee son controlados por su empleador. Su empleador fija el horario, las responsabilidades y el lugar donde se realiza el trabajo. Su empleador debe retener impuestos del salario y pagar impuestos de desempleo sobre el salario que usted recibe.

2- Usted es empleado autónomo [self employed] si desempeña un oficio, o dirige un negocio, es dueño único, o miembro de una sociedad que dirige un negocio. Usted también es empleado autónomo si además de su trabajo de tiempo completo tiene su propio negocio a medio tiempo. El ingreso de su propio negocio es considerado ingreso de trabajo por cuenta propia. Como persona con negocio propio usted debe pagar impuestos sobre el ingreso de trabajo por cuenta propia, y es responsable de pagar todo impuesto que se deba (estos son los impuestos de Seguro Social y Medicare).

3- Usted es considerado contratista independiente si el individuo para quien usted trabaja, controla o dirige el trabajo, pero no el método ni la manera en que se realizan dichas tareas. Como contratista independiente, la persona quien le contrata para algún trabajo no es un empleador ni se le requiere retenerle impuesto sobre el ingreso, ni se le requiere pagar impuestos de desempleo sobre el salario que usted recibe. El ingreso del contratista independiente está sujeto a impuesto sobre ingreso de trabajo por cuenta propia y usted debe reportar el ingreso y pagar todo impuesto que se deba. El pagador deberá entregarle una Forma 1099.

Cuando se trata de un trabajador independiente cambia el porcentaje a deducirse para El Seguro Social: "La tasa de impuestos de Seguro Social para el año 2007 es 15.3% de las ganancias de trabajo por cuenta propia hasta un máximo de $97.500 en ganancias. Si sus ganancias netas exceden $97.500, usted continuará pagando sólo la porción de Medicare del impuesto de Seguro Social, que es 2.9% sobre el resto de sus ganancias", explica María Díaz.

Ventajas de estar en nómina
¿Qué beneficios tiene el estar en un payroll o nómina en comparación a ser un trabajador independiente? "Estar en la planilla tiene el beneficio que parte de esas deducciones que ha veces nos duelen, son aportes a beneficios que podemos tener en el futuro si tenemos la calificación que nos exige el Social Security (Ejemplo: los puntos acumulados por año trabajado). El trabajador independiente, por lo general, tiene el beneficio de sacar su cheque bruto sin deducciones. Pero, cuando éste presente sus impuestos [declaración de impuestos ante el IRS] deberá pagar los impuestos que no ha deducidos. Generalmente los trabajadores independientes pueden deducir los gastos incurridos en sus trabajos, lo que haría sus ingresos más bajo [y por tanto pagar menos impuestos]. En lo personal, me ha tocado ver bastantes trabajadores independientes en una edad que por lo general ya no tienen el mismo volumen de trabajo o físicamente ya no pueden rendir como en su juventud y han cometido el error de no preocuparse de hacer sus aportes al Social Security y Medicare y no tienen estos beneficios como les hubiese correspondido", expone Román.

Las personas que trabajen independientemente deben hacer un análisis de esta situación y una proyección hacia el futuro para planificar al momento del retiro, ya que ir cumpliendo con sus obligaciones a tiempo les evita enfrentarse a atascos económicos más adelante.

María Díaz del Seguro Social indica claramente a American Visa Dream: "Las personas con negocio propio tienen la misma protección de Seguro Social que los empleados. Por lo tanto, ellos pagan impuestos de Seguro Social por una cantidad igual a los impuestos combinados que pagan los empleados y patronos. Las personas con negocio propio pueden deducir la mitad de sus impuestos de Seguro Social en sus declaraciones de impuestos como gastos de negocios, igual que los patronos pueden deducir los impuestos de Seguro Social que pagan.

Revisar las deducciones
Como estos pagos reflejarán las contribuciones impositivas, aportes al fondo de retiro del Seguro Social, desempleo y servicios de salud vía Medicare, es importante asegurarse de que las deducciones están siendo hechas correctamente, para no pagar de más ni de menos. ¿Cómo puede verificarse? Carlos Román indica que es muy fácil: "Revisando su pago o cheque, multiplicando los respectivos porcentajes al salario bruto, y revisando la cantidad a deducir por Federal Withholding de acuerdo a los dependientes que tenga en la página web del IRS [www.irs.gov]. El empleador es responsable de deducir y enviar estas deducciones. Estos fondos si no son deducidos, el gobierno le va a cobrar la parte del empleado y empleador y le aplicará las penalidades correspondientes. Esto no es recomendable porque al final el costo de no cumplir es generalmente mayor", advierte el contador. Dice también que normalmente cuando las empresas son pequeñas, de pocos empleados reportan sus pagos mensualmente. El Social Security, Medicare y los impuesto al ingreso federal deben remitirse en estos casos máximo al 15 de cada mes. El FUTAX y el SUTAX son trimestrales.

Las empresas más grandes pueden tener los pagos semanales o cada dos semanas y esto depende de la cantidad de empleados que tenga la compañía o de la cantidad que deba pagar.

La vocera del Seguro Social aconseja revisar si sus impuestos están siendo calculados correctamente y pagados al gobierno: "Si usted descubre que hay ganancias que no aparecen en su registro [del Seguro Social], lo primero que debe hacer es intentar localizar alguna prueba de esas ganancias. Esa prueba podría ser: un formulario W-2 (Declaración de Salarios y Retención de Impuestos), una declaración de impuestos, un talonario de pago, un registro que usted haya llevado de sus ganancias, o cualquier otro documento escrito que usted tenga que muestre que trabajó. Si usted no encuentra ninguna evidencia escrita de sus ganancias, intente recordar los siguientes hechos lo mejor que pueda y apúntelos: dónde trabajó usted, el nombre de su empleador, las fechas en que trabajó, la cantidad que ganó y el nombre, apellido y número de Seguro Social que usó cuando trabajó. Cuando usted reúna los documentos antes mencionados o prepare la lista de los hechos que pudo recordar de su trabajo, comuníquese con el Seguro Social. Trabajaremos con usted para corregir su registro. Este proceso podría tardar algún tiempo, dependiendo de la evidencia que usted nos provea sobre las ganancias que faltan. Es posible que tengamos que comunicarnos con su empleador o pedirle que se ponga en contacto con él o ella".

Diaz explica también que los trabajadores por cuenta propia deben informar sus ganancias y pagar sus impuestos directamente al IRS. "Usted informa sus ganancias al Seguro Social cuando presenta su declaración federal de impuesto sobre su ingreso. Si sus ganancias netas son $400 o más en un año, además de los formularios de impuestos que debe presentar, debe informar sus ganancias en un Anexo SE.

Cómo informar las ganancias
Las personas que laboren independientemente deben llenar los siguientes formularios de impuestos federales antes del 15 de abril para reportar las ganancias netas de $400 o más del año anterior:

• Formulario 1040 (U.S. Individual Income Tax Return, en español, Declaración del impuesto sobre ingreso personal en los Estados Unidos).
• Anexo C (Profit or Loss from Business, en español, Ganancia o pérdida del negocio) o Anexo F (Profit or Loss from Farming, en español, Ganancia o pérdida de agricultura) según sea apropiado.
• Anexo SE (Self-Employment Tax, en español, Impuesto sobre el trabajo por cuenta propia).

"Usted puede obtener estos formularios del IRS y en la mayoría de los bancos y oficinas de correo. Envíe la declaración de impuestos y los anexos junto con su impuesto sobre el trabajo por cuenta propia al IRS. Aun si no debe ningún impuesto sobre ingresos, debe llenar el formulario 1040 y el Anexo SE para pagar los impuestos de Seguro Social sobre el trabajo por cuenta propia. Esto es cierto aún si usted ya recibe beneficios de Seguro Social.

Esta experta aclara que las familias que tengan negocios en conjunto deben declarar sus ganancias netas por separado en su declaración de impuestos: "Por ejemplo, un esposo y esposa pueden ser socios o administrar un negocio juntos. Si operan un negocio juntos como socios, cada uno debe informar su parte de las ganancias del negocio como ganancias netas en una declaración de impuestos de trabajo por cuenta propia separada (Anexo SE), aun si presentan una declaración de impuestos en conjunto. Los socios deben decidir la cantidad de ganancias netas que cada uno debe informar (por ejemplo 50 por ciento y 50 por ciento)".

Para mayor información consulte con un contador de confianza, contacte al Seguro Social y al IRS que tienen variadas publicaciones con explicaciones precisas sobre los impuestos. En sus websites también se accede a data ilustradora sobre el tema.

Por ejemplo, Bárbara Terry del IRS invita a consultar los siguientes:
Publicación 1 (SP) - Derechos del Contribuyente.
Publicación 1518 (SP) - Calendario de Impuestos del IRS Para Negocios Pequeños y Personas que Trabajan por Cuenta Propia.
Publicación 1872 (SP) - Guía para Declarar el Ingreso de Propinas para los Empleados de Establecimientos de Comidas y Bebidas.
Publicación 3806 (SP) - La Manera más Fácil de Pagar sus Impuestos Federales para el Contribuyente de Ingreso Personal.
Forma W4 - Certificado de Exención de la Retención del (la) Empleado (a).
Forma 8300 (SP) - Informe de Pagos en Efectivo en Exceso de $10.000 Recibidos en una Ocupación o Negocio.

Internal Revenue Service para pedir información T + 1-800-829-1040; para pedir formularios por correo: T + 1-800-829-3676 y para requerirlos por fax: T + 1- 703-368-9694, en Internet: www.irs.gov.

Seguro Social para pedir información: T + 1-800-772-1213. Número de atención gratis para sordos "TTY": 1-800-325-0778. Website en español: www.ssa.gov/espanol.

Foto: Archivo

Nov 2007

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